Описание товара

Большой объем документов?!
Значительные затраты на ведение архива?!
Каждое подразделение вашей компании все еще делает себе личную ксерокопию договора, акта выполненных работ и других документов?!
Проблемы с контролем входящей и исходящей корреспонденции и поручений?!
Частая утеря документов?!
Длительный и не прозрачный процесс согласования документов?!
Нет возможности оперативно найти необходимые документы?!

Качественно организованная система электронного документооборота позволит повысить эффективность работы всех подразделений и автоматизировать работу с документами, взаимодействие сотрудников, контроль и анализ исполнительской дисциплины в рамках ключевых бизнес-процессов компании.

Система электронного документооборота «1С:Документооборот» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.

Почему мы?

Компания «Би Джи Эс Солюшнс» внедрила «1С:Документооборот» не только у Клиентов, но и у себя.
Мы гарантируем участие в проекте экспертов обладающих значительным опытом работы по организации систем электронного документооборота.
Мы идем от бизнес-задач Клиента и даем результат, который можно проверить.
Предоставляем оперативную поддержку, как по пользовательским вопросам, так и по доработкам

Результаты

Внедрение системы электронного документооборота приведет к таким результатам:

Минимизация сбоев
Согласованная работа подразделений и сотрудников: отсутствие потерь информации и затягивания сроков при передаче результата
Наличие необходимой информации «под рукой» - единый централизованный архив для хранения всех документов в электронном виде
Прозрачная деятельность, описанная в виде понятных бизнес-процессов, детализированных до исполнителя и задач – отсутствие превышения полномочий при согласовании документов сотрудниками компании Заказчика
Полная и достоверная информация о том, кто, когда выполнил, не выполнил или просрочил исполнение поставленной задачи
Быстрый и легкий поиск необходимой информации в контексте документов и связанных дел
Повышение исполнительской дисциплины. Объективная оценка деятельности сотрудников на основе установленных критериев: выполнил в срок, не в срок, не выполнил
Сокращение затрат времени специалистов и руководителей
Рост конкурентных преимуществ компании Заказчика за счет повышения скорости и качества обслуживания клиентов
Простая интеграция системы с другими информационными системами Заказчика

Преимущества использования системы для служб и подразделений:

Отдел делопроизводства

Позволяет автоматизировать задачи, которые обычно ведутся в бумажных журналах с риском потерять документы или пропустить сроки исполнения
Инструмент для учета всего документооборота компании, который обеспечивает уникальные номера каждого документа без каких-либо повторов и накладок
Поиск любого документа, как по реквизитам, так и по его содержимому
Контроль за поступлением и наличием бумажных экземпляров и копий документов
Автоматическое оформление печатных форм: обложка дел, заменители дел и т.д

Юридическая служба

Удобное место хранения большого объема документов, с которыми работает отдел
Версионность документов – возможность хранить разные версии документов
Хранение файлов входящих документов рядом с личными комментариями, визами внутреннего согласования и утверждения документов

Отдел кадров

Удобный инструмент для хранения всех оформленных кадровых документов
Хранение истории общения с рядовыми сотрудниками по подготавливаемым документам – приказам на отпуск, командировочным удостоверениям, заявлениям на ссуды и др.
Фиксация полученных/неполученных больничных листов

Договорной отдел

Ведение бизнес-процесса по работе с договорами – отслеживание их жизненного цикла, от подготовки и согласования проекта договора, до контроля состояния продление договора (контроль наличия подписанных экземпляров со стороны контрагента, контроль экземпляров договора, находящихся у контрагентов или экземпляров договора, находящихся на ознакомлении или с иными целями, у собственных сотрудников)
Планирование исполнение договора и контроль необходимость его расторжения – проверка наличия соответствующих документов
Ведение структуры всех, связанных с договором, дополнительных документов, таких как: дополнительное соглашение, акты выполненных работ, др.
Возможность использования данных договорного отдела: бухгалтерами – с целью первоначального отображения хозяйственных операций по договору; менеджерами, занимающимися вопросами исполнения договора.

Финансовые службы

Снижение затрат на хранение документов
Повышение управляемости
Снижение издержек на расходные материалы
Управление договорами и сопроводительными документами
Контроль сумм, сроков действия и ответственных лиц по договорам

ИТ-отдел

Резервное копирование и восстановление данных
Автоматическое протоколирование работы пользователей с документами

Отдел экспедиции

Точное ведение и контроль (когда и кому была отправлена) исходящая корреспонденция
Руководителю отдела экспедиции – планирование деятельности отдела, контроль исполнительской дисциплины.

Преимущества использования системы в целом для каждого сотрудника компании:

Рядовые сотрудники подразделения

Удобная схема напоминания о задачах, которые должны быть выполнены с использование электронной почты
Экономия времени – каждый сотрудник, имея доступ к электронным версиям документов, имеет меньшую необходимость «ручной обработки» поручений
Все сотрудники предприятия имеют возможность работать непосредственно в офисе и за его пределами
Все сотрудники предприятия получают надежный механизм общения, обмена информацией, информирования других отделов о событиях или завершённых процессах в каждом подразделении. Таким образом, процессы, происходящие на предприятии и касающиеся нескольких подразделений, осуществляются быстрее. Каждый из сотрудников видит касающуюся его информацию, независимо от места ее возникновения – внутри подразделения или другие отделы, филиалы предприятия.

Линейные руководители подразделений

Получение в удобной форме заданий, непосредственно относящихся к их отделам
Перераспределение заданий внутри отдела
Контроль исполнительской дисциплины по каждому заданию, которое было передано в работу сотрудникам

Администрация предприятия

Отслеживание всех перемещений документа внутри организации на каждом этапе его жизненного цикла и, таким образом, возможность в любой момент проследить полную историю работы с ним
Уверенность руководителя в конфиденциальности документов. Гибкая система настройки прав доступа обеспечивает доступность/недоступность к документам уполномоченными/неуполномоченными лицами
Система «1С:Документооборот» позволяет в электронном виде ознакомить всех сотрудников с различными приказами по предприятию и дает возможность знать информацию: кто, какого числа и с каким приказом уже ознакомился.

Другие товары